关于采购询价你应该知道的那些事
询价采购的小技巧：基础版
询价是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。以疫情期间的采购为例，2020年的新冠肺炎让防疫物资成为各大企业和个人争相“抢购”的对象，采购部门必须快速找到合适的供应商。在接到请购单、采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商，提供询价资料。那么一个完整的询价文件应该包括哪些部分呢？
（一）“品名”与“料号”
询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应必备的最基本资料。品名应尽量能从其字面上看出产品的特性与种类，“料号”中一个位数的不同可能变成另一个产品的。
（二）数量
采购量的大小会直接影响价格。计量单位包括“年、季、月需求量”和“不同等级的需求数量”，如数量为500K，1M，3M等，数量除了让供应商了解需求量及采购形态外，也可让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。
（三）规格书
规格书是一个描述采购产品品质的工具，以防疫物资为例，规格书应包括最“新版本”的产品图、产品规格、材料规格、装箱数量、包装尺寸重量等有助于供应商报价的一切资讯。
（四）品质要求
表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现：
- 品牌：使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也能降低品质检验的手续，只需确认产品的标示即可。
- 商业标准：商业标准对于产品的尺寸、材料、成分占比、制造工艺等，都有一个共通的完整描述。例如口罩、防护服、手套，可以采用市面上已有的标准，免除对品质上的误解。
- 材料与认证：当对材料或出口有特定的要求时，需要详细询问。例如防疫物资的材料需要达到什么要求。出口到欧美需要CE和FDA等相关认证，供应商是否具备？
- 样品：在询价的最后，索要样品对买方了解供应商有很大的帮助，尤其是对颜色、规格、工艺、材料，在用于有市场等级要求的产品上比较普遍。
（五）报价基础
通常包括报价的“币值”与“贸易条件”，国际贸易报价币值多以美元（USD）计价，贸易条件可能是“出厂价”或“到厂价”。至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的做法。同时报价是具有时限的，对于例如医疗防疫这样的物资，价格几乎两三天一变
（六）付款条件
在情况处于买方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，买方通常能以较优的付款条件来要求卖方配合，如记帐方式（O/A），T/T60天甚至90天。但如果处于卖方市场，因为需求超过供给甚多，情况则恰好相反。卖方一般会选择较短的付款期来要求买方，如选择货到付款(Cash on Delivery,C.O.D)”或预付货款(T/T in advance)。
付款条件尚需要明确注明其时间计算的“付款起算日”，在国际贸易中国内供应商通常以出货日(Shipping Date)、发票日(In voice Date)或装船日(OnBoardDate)来起算付款到期的时间。
（七）包装要求
包装方式在供应商估算价格时占有很大比重，除了形状特殊或体积庞大的订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及纸板等包装材料。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。
（八）交货和运送地点
运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国际采购中的运送地点与交货方式决定了价格。如果要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费最好由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运。供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。
（九）售后服务和保证期限
供应商往往会提供基本的售后服务与保证期限。如果有特殊要求，可以提出，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购“总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)”。